Jak se objednat po telefonu: vzor hovoru a kontrola

Obsah

Při objednání po telefonu řekněte, jakou službu nebo konzultaci hledáte, ověřte dostupnost a na konci zopakujte potvrzený den, čas a místo. Nabídnutý termín ještě nemusí být rezervovaný. Rozlišujte dotaz na možnost od skutečné domluvy, podle které se máte zařídit.

Připravte účel a svou dostupnost

Napište si jednu větu o tom, co chcete domluvit. „Chci konzultaci návrhu pozvánky“ je konkrétnější než „něco bych potřebovala“. Připravte také dny, kdy můžete přijít, a otázku na další podmínky. Nemusíte hned na začátku popisovat celý příběh, pokud druhý teprve ověřuje, zda danou službu poskytuje.

Tento návod používá smyšlenou běžnou konzultaci v tiskové dílně. Podmínky skutečného poskytovatele si ověřte u něj. Text neurčuje cenu ani pravidla rezervace konkrétní provozovny. Pro zvláštní typy služeb mohou být potřeba vlastní formuláře nebo další postup.

Ověřte správné místo a možnost objednání

Úvod může znít: „Dobrý den, jmenuji se Jana Nová. Chtěla bych domluvit krátkou konzultaci k tisku pozvánek. Mohu se objednat u vás?“ Počkejte na odpověď. Pokud jste se dovolali na jiné místo, zeptejte se na vhodný kontakt místo okamžitého předávání všech podkladů.

Když poskytovatel žádá základní popis, vymezte výsledek: „Mám vlastní návrh a potřebuji probrat vhodný papír.“ Není to souhlas s objednávkou výroby. Máte-li zatím jen dotaz na možnosti, řekněte to výslovně. Nepotvrzujte rozsah, kterému nerozumíte, jen proto, aby hovor rychle skončil.

Vlastní model hovoru

Vy: „Dobrý den, chtěla bych konzultaci k tisku pozvánek. Mám vlastní návrh a potřebuji probrat papír. Je možné přijít osobně?“ Pracovník: „Ano, mohu nabídnout čtvrtek 22. října ve 14:00.“ Vy: „Tento čas mi vyhovuje. Můžeme jej potvrdit?“ Pracovník: „Ano, konzultaci zapisuji.“ Vy: „Takže konzultace ve čtvrtek 22. října ve 14:00. Kde přesně se sejdeme a co mám přinést?“

Termín i repliky jsou smyšlené. Pracovník v modelu potvrzuje právě konzultaci, nikoli výrobu nebo cenu zakázky. Následné místo a podklady ještě nejsou uvedené; je potřeba je získat od druhé strany. Do svého kalendáře nedoplňujte adresu pouze podle první podobné provozovny, kterou si pamatujete.

Závěrečná kontrola domluvy

Na konci zopakujte druh služby, datum, čas a potvrzené místo. Přidejte podklad, který máte přinést, pokud byl skutečně vyžádán. „Děkuji, přijdu na konzultaci ve čtvrtek ve dvě a přinesu návrh podle domluvy“ má smysl až poté, co jste tyto údaje vyjasnili.

Pokud bylo místo nebo datum přeslechnuté, požádejte o zopakování. U názvu nebo adresy můžete požádat o napsání údajů dostupným způsobem. Ověřte, zda má přijít potvrzovací zpráva a co v ní bude. Neslibujte za druhou stranu automatické potvrzení e-mailem, pokud takový postup nemá.

Když vhodný čas zatím není

Můžete nabídnout jinou dostupnost: „Ve čtvrtek nemohu, měl bych čas v pátek dopoledne. Máte nějakou možnost?“ Je to dotaz, nikoli rezervace celého dopoledne. Pokud ani další varianta nevyhovuje, domluvte způsob navazující odpovědi nebo hovor uzavřete bez objednání.

Nezapisujte „nějak ve čtvrtek“ jako potvrzený termín. Když potřebujete zkontrolovat vlastní program, požádejte o čas a zjistěte, zda nabídka může zatím zůstat otevřená. Poskytovatel nemusí držet konkrétní místo bez vašeho potvrzení. Důležité je, aby obě strany rozlišovaly aktuální stav.

Cvičení: upravte telefonní domluvu

Pracovník řekl „Mohu nabídnout pátek 23. října v 9:00“. Vy jste odpověděli pouze „aha“ a hovor skončil. Napište otázku, kterou ověříte, zda už byl termín skutečně zapsán.

Zobrazit řešení a vysvětlení

„Chci si potvrdit, zda mám u vás zapsanou konzultaci na pátek 23. října v 9:00, nebo šlo zatím jen o nabídku.“ Výsledek ještě neznáte. Podle odpovědi termín potvrďte, zvolte jiný nebo si poznamenejte, že objednání není dokončené.

Časté otázky

Stačí si napsat nabízený termín?

Poznamenejte si jej, ale ověřte stav rezervace. Nabídka a potvrzená domluva mohou být dvě různé fáze.

Musím vysvětlit celý projekt?

Začněte účelem konzultace. Další podrobnosti doplňte podle toho, co je potřeba pro rozhodnutí o službě.

Co když neslyším adresu?

Požádejte o zopakování nebo dostupné písemné potvrzení. Adresu neodhadujte.

Co když se při hovoru ještě nemohu rozhodnout?

Sdělte, že termín zatím nepotvrzujete, a domluvte další kontakt. Nečekejte automatické držení místa.

Navazující praktické návody

Další postupy najdete v přehledu hlasu a mluveného projevu; pracovní návaznosti nabízí rozcestník pracovní komunikace.