Jak přesunout termín po telefonu: krátký dialog

Obsah

O přesun termínu po telefonu požádejte s přesným označením původní domluvy. Navrhněte skutečně dostupný nový čas a na konci potvrďte, který údaj nahrazuje původní. Pokud se na náhradě ještě neshodnete, neoznačujte vlastní návrh za hotovou změnu.

Než zavoláte, najděte původní domluvu

Připravte datum, čas a účel schůzky nebo konzultace. Pokud má poskytovatel více podobných rezervací, řekněte potřebný rozlišující údaj podle jeho postupu. Nezačínejte „tu naši schůzku musím změnit“, když druhý neví, kterou myslíte. Nabídněte dostupnost, kterou jste si skutečně zkontrolovali.

Změnu vyřizujte s člověkem, který ji může potvrdit, nebo podle domluvené cesty. Recepce může vzkaz pouze předat. Přijetí prosby prostředníkem není automaticky nové datum. Pokud existují podmínky přesunu dané služby, zjistěte je u poskytovatele; tento text jejich obsah nestanoví.

Oddělte původní termín a novou možnost

Věta může znít: „Máme konzultaci 20. října v 10:00 a tento čas potřebuji přesunout. Bylo by možné 22. října odpoledne?“ Datum a čas ve vzoru jsou smyšlené. Nový návrh zůstává otázkou. Když chcete měnit jen hodinu, řekněte, že den navrhujete ponechat stejný.

Důvod uveďte v míře potřebné k domluvě: „V původním čase jsem nedostupný.“ Nemusíte dlouze líčit soukromé okolnosti ani si vymýšlet naléhavou příčinu. Pokud voláte pozdě, může být vhodné uznat dopad: „Omlouvám se za pozdní změnu, vím, že jste s termínem počítali.“

Vlastní dialog: nový čas přijatý oběma

Vy: „Dobrý den, potřebuji přesunout konzultaci návrhu z 20. října v 10:00. Mohu nabídnout 22. října odpoledne.“ Druhý: „Máme možnost ve 14:00.“ Vy: „Ano, 22. října ve 14:00 mi vyhovuje. Můžeme tento čas potvrdit místo původního?“ Druhý: „Ano, měním rezervaci.“ Vy: „Děkuji, nový termín je tedy 22. října ve 14:00. Místo zůstává stejné?“

V modelu je změna potvrzená až po odpovědi druhé strany. Otázka na místo ještě potřebuje odpověď. Neshrnujte neověřenou adresu jako jistou a neberte změnu času za změnu rozsahu služby. Pokud se mění i další podmínka, vyjasněte ji samostatně.

Když návrh nevyhovuje

Po odmítnutí nabídněte jinou reálnou možnost nebo požádejte o dostupné termíny. „Které časy jsou volné příští týden?“ může být užitečnější než opakování stejné prosby. Pokud nic nevyberete, řekněte, co je ještě otevřené a jak budete pokračovat.

Musíte-li původní schůzku zrušit bez náhrady, označte tento stav přímo a ověřte postup s druhou stranou. Neuzavírejte hovor větou „tak někdy příště“, pokud pak nevíte, zda původní termín stále čeká v kalendáři. Zrušení, přesun a návrh budoucího kontaktu jsou odlišné výsledky.

Aktualizujte svůj záznam podle potvrzené verze

Po hovoru upravte vlastní kalendář a případné navazující plánování. Pokud pozvánku spravuje organizátor, zjistěte, kdo ji změní. Nemažte cizí události nebo neposílejte vlastní opravenou pozvánku ostatním bez domluvy. Potřebujete jednu aktuální informaci, ne dvě různé schůzky.

U důležitějšího termínu můžete potvrzenou změnu ještě stručně napsat: „Navazuji na hovor a potvrzuji konzultaci 22. října ve 14:00.“ Pište však jen to, co bylo opravdu přijaté. Pokud jste si jednu odpověď nepoznamenali, raději ji ověřte než doplnit podle domněnky.

Cvičení: upravte telefonní domluvu

Řekli jste „Přesunul jsem nám to na čtvrtek“, ale druhý se k čtvrtku dosud nevyjádřil. Upravte větu na žádost a doplňte původní úterý v 10:00.

Zobrazit řešení a vysvětlení

„Úterní konzultaci v 10:00 potřebuji přesunout. Vyhovoval by vám čtvrtek ve 14:00?“ Do skutečné domluvy doplňte datum a další potřebné údaje. Čtvrtek je návrh, dokud jej druhý nepřijme a nevyjasníte stav původního termínu.

Časté otázky

Je přesun potvrzený hned po zavolání?

Ověřte výsledek odpovědi. Samotný telefonát neříká, že druhý přijal nový čas.

Co když volám jen prostředníkovi?

Zjistěte, zda může změnu potvrdit, nebo pouze předá prosbu. Podle toho si zapište stav.

Musím nabídnout dvě varianty?

Ne. Nabídněte reálné časy, které máte, nebo se zeptejte na možnosti druhé strany.

Mám změnu potvrdit zprávou?

Může pomoci u důležitých údajů. Ve zprávě zachyťte pouze skutečně potvrzenou verzi.

Navazující praktické návody

Další postupy najdete v přehledu hlasu a mluveného projevu; pracovní návaznosti nabízí rozcestník pracovní komunikace.