Obsah
Když neznáte jméno adresáta, začněte e-mail prostým „Dobrý den“, ve formálním dopise „Vážené dámy, vážení pánové“ nebo „Vážená paní, vážený pane“, a víte-li aspoň funkci, oslovte jí: „Vážená paní ředitelko“. Zápis s lomítkem typu Vážený pane/paní do souvislého textu nepatří. Než po obecném oslovení sáhnete, věnujte dvě minuty hledání jména, protože zpráva s konkrétním jménem má větší šanci na odpověď. Následující řádky ukazují, kterou formuli kdy použít a jak ji správně napsat.
Ve zkratce
- Na obecnou adresu typu info@ nebo podatelna@ stačí Dobrý den.
- Do úředního dopisu instituci patří Vážené dámy, vážení pánové.
- Píšete-li jedné neznámé osobě, použijte Vážená paní, vážený pane.
- Znáte-li funkci, je nejlepší Vážený pane starosto, Vážená paní vedoucí.
- Lomítka a závorky (Vážený/á, pane/paní) působí jako nevyplněný formulář.
- U žádosti o práci, stížnosti a nabídky jméno vždy zkuste dohledat.
Která formule se kam hodí?
Volbu určuje to, kolik lidí zprávu nejspíš otevře a jak oficiální je věc. Do sdílené schránky firmy píšete neznámé skupině, na adresu se jménem v neznámém tvaru jedné osobě. Podle toho vyberte řádek z tabulky.
| Co o adresátovi víte | Oslovení | Příklad použití |
|---|---|---|
| nic, obecná adresa firmy | Dobrý den, | dotaz na otevírací dobu, objednávka, reklamace v e-shopu |
| nic, úřad nebo instituce | Vážené dámy, vážení pánové, | žádost, podnět, oficiální dopis |
| jde o jednu osobu, pohlaví neznáte | Vážená paní, vážený pane, | dopis majiteli domu, správci, autorovi inzerátu |
| znáte funkci | Vážená paní ředitelko, / Vážený pane správce, | škola, obec, bytové družstvo |
| znáte oddělení | Vážení pracovníci zákaznického centra, | stížnost, poděkování týmu |
Samotné Dobrý den
Pozdrav bez jména je v e-mailu běžný a zdvořilý. Za ním následuje čárka a zpráva pokračuje na novém řádku malým písmenem, stejně jako po plném oslovení. Hodí se pro věcné dotazy, kde na osobě nezáleží a odpoví vám, kdo má zrovna službu. Do tištěného úředního dopisu se nehodí, tam se čeká formule s přídavným jménem Vážený.
Oslovení funkcí
Funkce je nejlepší náhrada jména, protože míří na konkrétního člověka. Vážená paní ředitelko, Vážený pane starosto nebo Vážený pane předsedo zní osobně, i když nevíte, jak se dotyčný jmenuje. Funkce patří do 5. pádu a píše se s malým písmenem. Přehled tvarů včetně titulů nabízí článek oslovení s titulem.
Vážená paní, vážený pane,
na nástěnce v prodejně [název] jsem našla Váš inzerát na pronájem garáže v ulici [ulice]. Měla bych o ni zájem od [měsíc]. Mohli bychom si domluvit prohlídku některý všední den po páté hodině?
Děkuji a jsem s pozdravem
Renata Burianová
tel. [číslo]
Proč nepsat Vážený pane/paní?
Lomítko je značka pro formuláře a tabulky, kde si čtenář vybírá z možností. V dopise sděluje adresátovi, že jste si nedali práci ho rozlišit. Podobně dopadají závorky ve tvaru Vážený(á) a hvězdičky. Stejnou informaci přitom unesou dvě slova spojená čárkou: Vážená paní, vážený pane. Druhé přídavné jméno má malé písmeno, protože jde o jediný řádek oslovení, a žena stojí podle zvyklostí první.
Pozor: doslovné překlady z angličtiny
Formule „Komu se to může týkat“ nebo „Drahý pane, drahá paní“ jsou otrocké překlady anglických obratů a v češtině znějí cize. Stejně tak „Vážený“ bez podstatného jména v jednotném čísle. Česká korespondence má vlastní ustálené řádky a vystačíte si s nimi.
Pozor také na tvary sloves v dalším textu. Po oslovení Vážená paní, vážený pane nepište „psal jste“, ale zvolte obrat bez rodu: „z Vašeho inzerátu vyplývá“, „rád bych se zeptal na“. Jakmile vám adresát odpoví a podepíše se, přejděte hned v další zprávě na jeho jméno. Jak ho správně vyskloňovat, radí článek oslovení a 5. pád.
Kdy se vyplatí jméno dohledat?
Vždy, když po adresátovi chcete něco, co stojí jeho čas nebo dobrou vůli. U motivačního dopisu, obchodní nabídky, stížnosti a prosby o výjimku rozhoduje, zda se zpráva dostane ke správnému člověku a zda ji bude číst jako určenou sobě. Hledání většinou zabere chvilku.
- Otevřete na webu organizace stránku Kontakty, O nás nebo Náš tým.
- U inzerátu na práci hledejte jméno personalisty v textu nabídky nebo v podpisu.
- U úřadu najděte odbor, pod který věc spadá, a jméno vedoucího nebo referenta.
- Když nic nenajdete, zavolejte na ústřednu a zeptejte se, komu dotaz adresovat.
- Ověřte si pravopis jména a případný titul, než ho napíšete.
Tip: jméno z e-mailové adresy
Adresa ve tvaru j.vavrova@ napoví příjmení i rod. Pak už můžete napsat „Vážená paní Vávrová“. Háčky a čárky si ale ověřte jinde, z adresy se nepoznají.
Jakou míru formálnosti zvolit, když už jméno máte, porovnává článek oslovení v e-mailu, a celou stavbu oficiální zprávy popisuje text jak napsat formální e-mail. Všechny návody pohromadě nabízí rozcestník dopisy a e-maily.
Časté otázky
Je „Dobrý den“ dost zdvořilé pro první e-mail firmě?
Ano. Pro dotaz, objednávku nebo reklamaci poslanou na obecnou adresu je to nejběžnější začátek. U oficiální žádosti nebo dopisu vedení zvolte raději formuli Vážené dámy, vážení pánové.
Jak oslovit, když znám jméno, ale ne pohlaví?
U jmen jako Nikola nebo u cizích jmen zkuste dohledat fotografii či profil na webu firmy. Pokud to nejde, napište Dobrý den bez jména a vyhněte se tvarům minulého času ve 2. osobě.
Mohu napsat „Vážení“ a nic dalšího?
Lze to, zejména v obchodním styku mezi firmami. Vlídněji ale působí doplnění o to, komu píšete: Vážení obchodní partneři, Vážení členové komise.
Mám po obecném oslovení psát Vy s velkým písmenem?
Můžete. Velké V je v korespondenci výrazem úcty a hodí se po řádku Vážená paní, vážený pane stejně jako po oslovení Vážené dámy, vážení pánové. Důležité je psát ho v celé zprávě jednotně.
Co když se spletu a oslovím ženu jako pána?
V další zprávě se jednou větou omluvte a použijte správné oslovení. Dlouhé vysvětlování není potřeba, záměna jména nebo rodu se v e-mailech stává.
