Obsah
Pracovní zkratky jsou ustálené anglické zkratky z e-mailů a schůzek: ASAP znamená „co nejdříve“ (as soon as possible), FYI „pro vaši informaci“ (for your information) a TBD „bude upřesněno“ (to be determined). Do českých firem se dostaly s mezinárodními týmy a dnes je používají i ryze české kanceláře. Šetří čas, ale jen pokud jim rozumí odesílatel i příjemce stejně. Přehled níže je rozdělený podle toho, kde zkratku potkáte: v termínech, v hlavičce e-mailu, v kalendáři a v reportech.
Ve zkratce
- ASAP, EOD a EOW určují termín: co nejdřív, do konce dne, do konce týdne.
- TBD a TBA říkají, že údaj zatím chybí. První čeká na rozhodnutí, druhý na oznámení.
- CC je kopie viditelná všem, BCC skrytá kopie, kterou ostatní příjemci nevidí.
- OOO a WFH popisují, kde člověk je: mimo kancelář, nebo pracuje z domu.
- KPI a ROI patří do reportů: klíčový ukazatel výkonu a návratnost investice.
- N/A v tabulce znamená „netýká se“ nebo „údaj není k dispozici“.
Které zkratky určují termín úkolu?
Tahle skupina je nejčastější a zároveň působí nejvíc nedorozumění, protože každý si pod ní představí jiný čas. Tabulka uvádí anglické rozepsání a obvyklý český protějšek. U zkratek, kde hrozí dvojí výklad, je poznámka přímo v posledním sloupci.
| Zkratka | Rozepsáno | Česky a na co si dát pozor |
|---|---|---|
| ASAP | as soon as possible | co nejdříve; neříká kdy, lepší je datum a hodina |
| EOD | end of day | do konce dne; ujasněte, zda pracovního, nebo do půlnoci |
| COB | close of business | do konce pracovní doby |
| EOW | end of week | do konce týdne, obvykle do pátku |
| ETA | estimated time of arrival | odhadovaný čas dodání nebo dokončení |
| TBD | to be determined / decided | bude určeno, ještě se nerozhodlo |
| TBA | to be announced | bude oznámeno, rozhodnutí padlo nebo padne, jen není zveřejněné |
| TBC | to be confirmed | čeká na potvrzení |
| WIP | work in progress | rozpracováno, ještě není hotové |
| N/A | not applicable / not available | netýká se; údaj není k dispozici |
| FYI | for your information | na vědomí, nic po vás nechci |
| AOB | any other business | různé, poslední bod programu schůzky |
Proč je ASAP problém
ASAP zní naléhavě, ale neobsahuje žádný termín. Odesílatel může myslet „do hodiny“, příjemce „až dodělám to, co mám rozdělané“. Když navíc jeden člověk označí jako ASAP všechno, slovo přestane cokoli znamenat. Srozumitelnější je napsat „potřebuji to do čtvrtka do 12 hodin, protože ve 14 prezentuji“. Jak naléhavé úkoly třídit, ukazuje Eisenhowerova matice priorit.
TBD, TBA, nebo TBC?
Tři podobné zkratky se liší tím, na co se čeká. U TBD ještě nikdo nerozhodl, u TBA se čeká na zveřejnění a u TBC existuje návrh, který musí někdo odsouhlasit. V praxi se zaměňují, takže pokud vám na rozdílu záleží, připište, kdo a do kdy údaj doplní: „Místo: TBD, Jana potvrdí do pondělí.“
Co znamenají zkratky v e-mailu?
Další skupinu najdete v hlavičce zprávy, v předmětu a v automatických odpovědích. Většinu z nich vkládá e-mailový program sám, a proto se vyplatí rozumět tomu, co přesně příjemcům ukazují.
| Zkratka | Rozepsáno | Význam v praxi |
|---|---|---|
| CC | carbon copy | kopie; příjemce má zprávu vidět, odpověď se od něj nečeká |
| BCC | blind carbon copy | skrytá kopie; ostatní adresáti o tomto příjemci nevědí |
| RE | z latinského „in re“, ve věci; chápe se i jako reply | odpověď na předchozí zprávu |
| FW / FWD | forward | přeposlaná zpráva |
| OOO | out of office | mimo kancelář, dovolená nebo nepřítomnost |
| WFH | work(ing) from home | práce z domova, v Česku častěji „home office“ nebo HO |
| EOM | end of message | celé sdělení je v předmětu, tělo zprávy je prázdné |
| 1:1 | one on one | schůzka dvou lidí, typicky vedoucí a člen týmu |
| LMK | let me know | dejte vědět |
| TL;DR | too long; didn’t read | shrnutí dlouhé zprávy v jedné větě |
Pozor: BCC a tlačítko Odpovědět všem
Skrytou kopii používejte hlavně při hromadném rozesílání, aby si adresáti navzájem neviděli e-maily. Přidat do BCC nadřízeného v běžné korespondenci s kolegou je ošemetné: pokud skrytý příjemce odpoví všem, prozradí se.
Které zkratky patří k číslům?
Obchodní a manažerské zkratky nejsou slang, ale odborné termíny. Vyplatí se je znát i tehdy, když s čísly přímo nepracujete, protože na nich stojí firemní cíle a hodnocení.
- KPI (key performance indicator): klíčový ukazatel výkonu, podle kterého se měří, zda se daří plnit cíl.
- ROI (return on investment): návratnost investice, tedy poměr mezi tím, co akce přinesla, a tím, co stála.
- OKR (objectives and key results): cíle a měřitelné klíčové výsledky.
- B2B a B2C: obchod mezi firmami a prodej koncovým zákazníkům.
- Q1 až Q4: čtvrtletí roku. YTD (year to date) znamená od začátku roku do dneška.
- SLA (service level agreement): dohoda o úrovni služby, například o době odezvy.
- NDA (non-disclosure agreement): dohoda o mlčenlivosti.
- FTE (full-time equivalent): přepočtený plný úvazek.
- HR (human resources): personální oddělení.
Většinu těchto zkratek čeština neskloňuje a čte je po písmenech anglicky nebo česky, obojí je běžné. Když na vás někdo zkratku vychrlí při hodnocení, je v pořádku požádat o upřesnění. Právě konkrétní čísla místo dojmů jsou základem toho, jak dávat a přijímat zpětnou vazbu.
Kdy pracovní zkratku raději rozepsat?
Zkratka je užitečná uvnitř týmu, který ji denně používá. Směrem ven se z ní snadno stává překážka nebo nezdvořilost. Zákazník, který dostane odpověď „FYI viz příloha, ETA TBD“, se nedozví nic a ještě má pocit, že obtěžuje. Rozepište ji vždy v těchto případech:
- Píšete zákazníkovi, úřadu nebo uchazeči o práci. Nemůžete vědět, zda firemní hantýrku zná.
- Je v týmu nováček. První týdny se často stydí zeptat a zkratku si vyloží po svém.
- Jde o termín. Místo ASAP a EOD uveďte den a hodinu.
- Sdělujete něco nepříjemného. Odmítnutí nebo kritika ve zkratkách působí chladně.
- Text bude číst někdo za půl roku. V zápisu z porady nebo ve smlouvě má být význam jasný bez kontextu.
České písemnosti mají i vlastní zkratky s danými pravidly, která shrnuje článek o tom, jak psát atd., apod. a např. Neformální protějšek pracovní sady tvoří zkratky ze soukromého chatu, které do e-mailu klientovi nepatří vůbec. A pokud vás zajímá, čemu se smějí mladší kolegové, pomůže slovník slangu generace Z.
Tip: týmový slovníček
Založte sdílený dokument se zkratkami, které se u vás používají, včetně interních názvů projektů. Nový kolega ho dostane první den a nemusí se ptát na každé druhé slovo.
OOO a WFH v automatické odpovědi
Zkratky OOO a WFH souvisejí i s tím, jak je člověk dostupný. Automatická odpověď „OOO do 15. 8.“ má smysl jen tehdy, když během ní opravdu nepracujete. O hranicích mezi prací a volnem píšeme v textu o rovnováze pracovního a osobního života.
Časté otázky
Je FYI nezdvořilé?
Samo o sobě ne, jen je velmi úsečné. Přeposlaný e-mail s jediným slovem FYI může působit jako „tady to máš, poraď si“. Stačí přidat větu, proč zprávu posíláte a zda po příjemci něco chcete.
Jak se čte ASAP?
V češtině se vyslovuje jako slovo „asap“, někdy s anglickým přízvukem „ejsep“. Hláskování po písmenech se téměř neužívá. V psaném textu se píše velkými písmeny, v chatu často malými.
Co znamená CC ve větě „dej mě do kopie“?
CC je kopie e-mailu určená lidem, kteří mají být informováni, ale nejsou hlavními adresáty. Název carbon copy pochází z kopírovacího papíru, kterým se dřív pořizovaly průpisy dopisů. Pole Komu je pro ty, od nichž čekáte reakci.
Má se N/A psát i do českých formulářů?
V interních tabulkách se používá běžně. V dokumentech pro veřejnost je srozumitelnější české „netýká se“ nebo „neuvedeno“. Obě anglická čtení, not applicable a not available, navíc znamenají něco jiného, takže české slovo je přesnější.
Jaký je rozdíl mezi EOD a COB?
COB označuje konec pracovní doby, tedy zhruba pozdní odpoledne. EOD je volnější a část lidí jím myslí půlnoc. Pracujete-li s kolegy v jiném časovém pásmu, uveďte vždy konkrétní hodinu a pásmo.
