Obsah
Zdvořilé odmítnutí e-mailem má čtyři části: poděkování, jasné ne, nejvýš jednu větu důvodu a případnou alternativu. Nejvíc škody nenadělá samotné odmítnutí, ale mlčení nebo vyhýbavá odpověď, po které druhá strana neví, na čem je. Níže jsou čtyři hotové zprávy pro nejběžnější situace: obchodní nabídku, pozvání, prosbu o laskavost a nabídku zaměstnání.
Ve zkratce
- Odpovězte do dvou až tří pracovních dnů, rychlé ne je ohleduplnější než pozdní možná.
- Slovo „bohužel“ stačí jednou, opakované omluvy odmítnutí zbytečně změkčují.
- Důvod uvádět nemusíte. Věta „tentokrát to nepůjde“ je úplná odpověď.
- Formulace „teď ne“ a „možná později“ pište jen tehdy, když to tak opravdu myslíte.
- Alternativu nabídněte pouze v případě, že ji jste ochotni splnit.
Z čeho se skládá slušné ne?
Dobré odmítnutí se vejde do pěti až šesti vět a adresát z něj pozná rozhodnutí už v prvním odstavci. Pořadí je důležité: kdo začne třemi větami vysvětlování, vyvolá dojem, že hledá výmluvu. Držte se tohoto postupu:
- Poděkujte za konkrétní věc. „Děkuji za zaslanou nabídku“ nebo „Děkuji, že jste si na mě vzpomněl“.
- Řekněte ne jednou větou. „Nabídku nevyužijeme.“ „Zúčastnit se nemohu.“
- Přidejte krátký důvod, nebo ho vynechte. Jedna věta, žádné podrobnosti ze soukromí.
- Nabídněte jinou možnost a rozlučte se. Doporučení na kolegu, jiný termín nebo jen přání úspěchu.
Musíte vysvětlovat proč?
Nemusíte, a u cizích lidí je to často lepší. Podrobný důvod zve k vyjednávání: napíšete, že nemáte čas, a obratem přijde návrh na jiný termín. Obecná, ale pravdivá věta typu „nezapadá to do našich letošních plánů“ diskusi uzavírá. Vymyšlené důvody nepoužívejte, snadno se prozradí. Jak stejný princip uplatnit v rozhovoru tváří v tvář, popisuje návod, jak říct ne bez výčitek.
| Místo této věty | Napište |
|---|---|
| Uvidíme, ozvu se. | Nabídku tentokrát nevyužiji. |
| Moc mě to mrzí, strašně se omlouvám, ale asi to nepůjde. | Bohužel se nemohu zúčastnit. |
| Teď toho mám hodně, možná jindy. | V příštích měsících na to nebudu mít prostor. |
| Váš produkt nás nezaujal. | Rozhodli jsme se pro jiné řešení. |
Jak odmítnout obchodní nabídku?
Obchodník potřebuje vědět hlavně jedno: jestli má váš kontakt nechat být, nebo se ozvat později. Napište mu to výslovně. Pokud o další nabídky nestojíte, řekněte to hned teď, ušetříte si tři připomínací zprávy.
Předmět: Re: Nabídka úklidových služeb pro kancelář
Dobrý den, pane Koubku,
děkuji za nabídku i za podrobný ceník, který jste přiložil. Prošli jsme ji s kolegy a rozhodli jsme se zůstat u stávajícího dodavatele, se kterým máme smlouvu do konce příštího roku.
Další podklady nám proto prosím neposílejte. Pokud bychom dodavatele měnili, ozveme se sami.
Přeji Vám hodně úspěchů.
S pozdravem
Ivana Marešová
office manažerka
Jak odmítnout pozvání nebo prosbu?
U lidí, které znáte, hraje větší roli vztah než věc sama. Odmítáte akci nebo úkol, ne člověka, a z textu to má být znát. Pomůže jedna vřelá věta navíc a u pozvání přání, ať se setkání vydaří. Na pozvánku odpovídejte do termínu, který hostitel uvedl, protože podle odpovědí objednává místa. Co všechno hostitel od hostů potřebuje vědět, ukazuje text o tom, jak se píše pozvánka.
Vzor: omluva z oslavy
Milá Zdeňko,
děkuji za pozvání na oslavu Tvých padesátin, udělalo mi velkou radost. Ten víkend ale budeme s rodinou mimo republiku, takže přijet nemůžeme.
Ráda bych Ti popřála aspoň dodatečně. Hodilo by se Ti zajít na kávu v týdnu po oslavě?
Ať se večer povede.
Jarmila
Vzor: odmítnutí laskavosti
Ahoj Vojto,
díky, že sis na mě vzpomněl s korekturou diplomky. Do konce měsíce ale dokončuji dvě vlastní zakázky a sto dvacet stran bych nestihl přečíst pořádně.
Odbýt to nechci, proto raději říkám ne. Zkus napsat Radimovi Bártovi, korektury dělá pravidelně a bývá rychlý.
Držím palce u obhajoby.
Ondra
Tip: částečné ano
Když nechcete odmítnout úplně, nabídněte menší díl: „Celý text nepřečtu, ale úvod a závěr vám projdu do pátku.“ Píšete tím přesně, co uděláte a dokdy, a druhá strana se může rozhodnout, jestli jí to stačí.
Jak odmítnout nabídku zaměstnání?
Personalista do vás vložil čas a možná se s vámi jednou setká znovu, v téže firmě nebo jinde. Odmítněte proto co nejdřív po svém rozhodnutí, ať může oslovit dalšího kandidáta. Poděkujte za konkrétní věc z výběrového řízení a důvod shrňte jednou větou. Srovnávat nabídky ani uvádět, kolik vám nabídli jinde, není potřeba.
Předmět: Nabídka pozice projektové koordinátorky
Vážená paní Hrubá,
děkuji za nabídku pracovního místa i za čas, který jste mi Vy a pan Zeman věnovali při obou pohovorech. Po zvážení jsem se rozhodla přijmout jinou pozici, která je blíž mému dosavadnímu zaměření.
Rozhodování nebylo snadné, Váš tým na mě udělal velmi dobrý dojem. Přeji Vám, ať místo brzy obsadíte.
S úctou
Mgr. Tereza Pokorná
Pokud vám odmítání dělá potíže i v osobním kontaktu, podívejte se na text o tom, jak se asertivně prosadit. Vzory dalších zpráv, třeba poděkování e-mailem, sdružuje přehled dopisů a e-mailů.
Časté otázky
Je nezdvořilé na nevyžádanou nabídku neodpovědět vůbec?
U hromadné reklamy, která vás neoslovuje jménem, odpověď nikdo nečeká. Pokud vám ale píše konkrétní člověk a nabídku připravil pro vás, krátké odmítnutí je slušnost. Stačí dvě věty a zabráníte dalším připomínkám.
Co když druhá strana po odmítnutí naléhá?
Zopakujte rozhodnutí stejnými slovy a nepřidávejte nové důvody: „Rozumím, moje odpověď se ale nemění.“ Každé další vysvětlení dává prostor k protiargumentu. Na třetí naléhání už odpovídat nemusíte.
Mohu odmítnout a nechat si otevřená dvířka?
Ano, pokud je to pravda. Napište konkrétně, kdy má smysl se ozvat, například „po skončení sezony v září“. Neurčité „někdy příště“ si adresát vyloží jako pobídku psát každý měsíc.
Mám odmítnutí raději zavolat?
U blízkých lidí a u nabídky práce, o které jste dlouho jednali, je telefonát osobnější a e-mail ho může jen potvrdit. U běžných nabídek a pozvánek je písemná odpověď v pořádku. Výhodou zprávy je, že rozhodnutí zůstane dohledatelné.
