Chybí příloha v e-mailu: jak požádat o doplnění

Obsah

Pokud v e-mailu chybí slíbená příloha, poděkujte za zprávu, pojmenujte soubor a požádejte o jeho doplnění. Popište, co skutečně vidíte: „U této zprávy nevidím přiložený rozpočet.“ Nezačínejte výtkou, že odesílatel zapomněl. Soubor mohl být v jiné zprávě nebo sdílený odkazem.

Nejdřív rozlište, co vám chybí

Vlastní kontrola zabere méně práce než další kolo neurčitého dopisování. Projděte zprávu a dostupné předchozí části vlákna. Hledejte název souboru, odkaz a zmínku, že podklady přijdou zvlášť. Nezaměňujte předání souboru s oprávněním otevřít sdílený dokument.

Soubor nevidíte: požádejte o přiložení nebo o místo, kde jej najdete.
Odkaz vidíte, ale dokument neotevřete: popište problém s přístupem a požádejte o ověření oprávnění.
Příloha je dostupná, ale neúplná: uveďte chybějící část, například druhý list tabulky.

Neposílejte žádost všem v kopii automaticky. Zvolte člověka, který podklad dodává. U důvěrného dokumentu zůstaňte u dohodnutého způsobu předání; potřeba přílohy sama není důvodem rozšířit okruh adresátů.

Krátký vzor bez výčitky

Následující zprávy jsou vlastní modelové formulace. Jména, podklady a termíny přepište podle své situace.

Předmět: Rozpočet školení: doplnění přílohy

Dobrý den, paní Malá,
děkuji za zprávu. Zmiňovaný rozpočet u ní nevidím přiložený. Mohla byste mi ho prosím poslat, případně napsat, kde jej najdu?

S pozdravem
Jan Novotný

Nemusíte znovu vyprávět celý projekt. Název podkladu a návaznost na konkrétní zprávu stačí, pokud se v nich adresát vyzná. U více rozpočtů doplňte akci nebo verzi. Obecné „pošlete přílohu“ nechává příjemce hádat, kterou máte na mysli.

Když chybějící podklad blokuje práci

Děkuji za podklady k letáku. Soubor s cenami u zprávy nevidím; bez něj nemohu dokončit kontrolu sazby. Bylo by možné jej doplnit dnes do 14:00? Pokud to nepůjde, napište prosím dostupný termín a upravíme navazující práci.

Termín má vyjadřovat skutečnou potřebu, nikoli vytvářet umělou naléhavost. Vysvětlení dopadu patří do jedné věty. Pokud jste čas původně nedomluvili, napište jej jako žádost. Příjemce může navrhnout jiný termín; nepředstírejte, že už porušil dohodu.

Když už jste o soubor požádali a čekáte, navazuje Urgence e-mailem: jak připomenout odpověď. První žádost o chybějící soubor a připomenutí bez odpovědi jsou dvě různé situace.

Odkaz bez přístupu nebo neúplný soubor

U nedostupného odkazu napište například: „Odkaz na harmonogram vidím, dokument ale nemohu otevřít. Můžete prosím ověřit přístup pro moji pracovní adresu?“ Připojte stručné znění viditelného hlášení, pokud pomůže. Nesdílejte heslo ani celý snímek s nesouvisejícími údaji.

U neúplné přílohy buďte stejně přesní: „Tabulku jsem otevřel. Vidím list Přehled, ale chybí mi avizovaný list Ceny. Můžete prosím poslat úplnou verzi?“ Tato zpráva potvrzuje, co již dorazilo, a omezuje riziko, že dostanete stejný soubor znovu.

Zkuste opravit jednu větu

Zadání: potřebujete ceník, který zpráva zmiňuje, ale žádnou přílohu nevidíte. Upravte větu „Zase jste zapomněli přílohu, pošlete ji okamžitě.“

Ukázat možné řešení

„Děkuji za zprávu. Zmiňovaný ceník u ní nevidím přiložený. Můžete ho prosím doplnit?“ Řešení pojmenuje podklad a popisuje pozorovaný stav, aniž připisuje druhému chybu. Naléhavost doplňte jen tehdy, když máte konkrétní důvod.

Před odesláním ověřte název, adresáta a potřebný krok. Pokud zpráva nese nové téma, pomůže Předmět e-mailu: jak ho napsat. Poděkování může zůstat krátké; delší zdvořilostní úvod nenahradí chybějící název souboru.

Časté otázky

Mám napsat, že odesílatel zapomněl přílohu?

Stačí popsat, že ji u zprávy nevidíte. Důvod neznáte a může jít i o jiný způsob předání.

Co když nemám přístup k odkazu?

Požádejte o ověření přístupu a určete dokument. Nežádejte o nové odeslání souboru, pokud je problém pouze v oprávnění.

Musím hned poslat urgenci?

První zpráva má požádat o doplnění. Urgence navazuje až na žádost nebo domluvu, na kterou čekáte.

Další krok podle situace

Další vzory najdete v rozcestníku Dopisy a e-maily a souvislosti domluvy v pracovní komunikaci.