Obsah
Formální e-mail ukončete větou, která říká, co má následovat, a pod ni napište „S pozdravem“ a celé jméno; v běžné pracovní poště stačí „Děkuji a přeji hezký den“, mezi kolegy „Díky“ nebo „Zdraví“ s křestním jménem. Závěr má stejnou míru formálnosti jako oslovení na začátku. Za formulí S pozdravem se nepíše čárka ani tečka. V dalších odstavcích najdete závěry seřazené podle situace a čtyři hotové ukázky.
Ve zkratce
- Závěr má dvě části: poslední větu k věci (výzva, poděkování) a zdvořilostní formuli s podpisem.
- S pozdravem je neutrální a hodí se téměř všude, kde vykáte.
- S úctou patří do velmi formálních dopisů a k výše postaveným adresátům.
- S přátelským pozdravem a Srdečně zdraví zjemní zprávu člověku, kterého znáte.
- Děkuji předem za odpověď je v pořádku u prosby, ne u pokynu podřízenému.
- Zkratkám typu SP, Dík, HD se v pracovní poště vyhněte.
Z čeho se skládá dobrý závěr?
Adresát si z e-mailu nejlépe zapamatuje začátek a konec. Poslední věta má proto říct, co se má stát dál: kdo co udělá a do kdy. Teprve za ní přijde zdvořilostní formule a podpis. Zpráva, která končí jen slovy S pozdravem, nechává čtenáře hádat, zda má odpovědět, něco poslat, nebo jen vzít věc na vědomí.
Poslední věta: výzva, nebo poděkování
Vyberte jednu z těchto možností podle toho, co od adresáta čekáte. Konkrétní věta je lepší než obecná fráze: místo „Těším se na odpověď“ napište, na jakou a dokdy.
- Čekáte odpověď: „Dáte mi prosím vědět do středy, zda termín platí?“
- Nabízíte pomoc: „Kdyby Vám cokoli v návrhu nesedělo, zavolejte mi.“
- Děkujete: „Děkuji, že jste se tomu věnovala i přes dovolenou.“
- Jen informujete: „Odpovídat není třeba, zprávu posílám pro pořádek.“
- Těšíte se na setkání: „Na viděnou ve čtvrtek v deset u Vás v kanceláři.“
Zdvořilostní formule a podpis
Formule stojí na samostatném řádku a jméno pod ní. Podle Internetové jazykové příručky se za S pozdravem nedělá žádné interpunkční znaménko, důvody rozvádí článek S pozdravem s čárkou, nebo bez. Co má následovat pod jménem, tedy funkce, telefon a adresa, popisuje text podpis v e-mailu. V první zprávě se podepište celým jménem, křestní jméno samotné si nechte pro lidi, se kterými si tak říkáte.
Který závěr pro kterou situaci?
Stejně jako u oslovení platí, že závěr má ladit s úvodem. Začnete-li Vážená paní doktorko, nekončete Mějte se. Začnete-li Ahoj Radime, bude S úctou znít jako ironie. Tabulka ukazuje dvojice, které k sobě patří.
| Situace | Poslední věta | Formule před podpisem |
|---|---|---|
| žádost úřadu, první zpráva neznámému | Děkuji Vám za vyřízení. | S pozdravem |
| dopis výše postavené osobě, kondolence, oficiální pozvání | Děkuji Vám za čas, který mé prosbě věnujete. | S úctou |
| běžná domluva s obchodním partnerem | Děkuji a přeji hezký den. | S pozdravem / bez formule |
| dlouholetý klient, vřelý vztah | Těším se na další spolupráci. | S přátelským pozdravem / Srdečně zdraví |
| kolega, se kterým si tykáte | Díky, že to stihneš. | Měj se / Zdraví / jen jméno |
| stížnost, reklamace | Očekávám Vaše vyjádření do [datum]. | S pozdravem |
[…] Přikládám kopii rozhodnutí a potvrzení o studiu. Kdyby k žádosti chyběl ještě jiný doklad, pošlu ho obratem.
Děkuji Vám za vyřízení.
S pozdravem
Vladimír Kopecký
[…] Fakturu jsem opravila podle Vaší připomínky a posílám ji znovu v příloze.
Děkuji za upozornění a přeji hezký zbytek týdne.
Simona Bartáková
účetní
Jak zakončit méně formální zprávu?
Mezi lidmi, kteří se znají, působí S pozdravem odtažitě. Nahraďte ho přáním nebo pozdravem v celé větě: Hezký víkend, Mějte se krásně, Zdravím do Olomouce, Ať se akce vydaří. Formule Zdraví nebo Srdečně zdraví tvoří s podpisem jednu větu, v níž je jméno podmětem, a proto se mezi ně nevkládá čárka. Přání má být pravdivé a přiměřené, v pondělí ráno hezký víkend nepřejte.
[…] Takže platí sobota v devět na parkovišti u lomu, lana a helmy beru já.
Kdyby se něco změnilo, napiš mi večer.
Měj se
Radim
[…] Fotky z oslavy Vám pošlu, jakmile je syn stáhne z foťáku.
Ještě jednou díky za krásné odpoledne a pozdravujte doma.
Srdečně zdraví
Alena Vítková
V rychlém vlákně, kde si během dopoledne vyměníte pět zpráv, není nutné opakovat celou formuli pokaždé. Po první odpovědi stačí jméno nebo iniciály. Podobně se zjednodušuje i úvod, jak popisuje článek oslovení v e-mailu. Jakmile se ale vlákno po delší pauze obnoví, vraťte se k plnému závěru.
Čemu se v závěru vyhnout?
Nejčastější prohřešek je automatický podpis, který odporuje zprávě. Přednastavené S pozdravem pod kondolencí nebo Hezký den pod výpovědí působí bezmyšlenkovitě. Před odesláním proto čtěte e-mail až do úplného konce. Druhým zlozvykem jsou zkratky: SP místo S pozdravem, Dík místo Děkuji, PS s vtipem ve formální zprávě.
Děkuji předem a jiné sporné obraty
Opatrně také s obratem Děkuji předem. U prosby je zdvořilý, u úkolu zadaného bez možnosti odmítnout může znít jako nátlak. Neutrálnější je Děkuji, že se na to podíváte. Vyhněte se i šroubovaným frázím typu „V očekávání Vaší kladné odpovědi zůstávám s úctou“, které dnes znějí archaicky. A nepište S pozdravem anglicky, pokud je celá zpráva česky. Další přehmaty shrnuje článek časté chyby v e-mailech.
Pozor: loučení do e-mailu nepatří
Pozdrav na rozloučenou se v psané zprávě nahrazuje formulí před podpisem. Pokud ho přesto použijete, třeba v chatu se zákazníkem, je základní podobou na shledanou; psaní dohromady se připouští jako druhá možnost.
Tip: dva podpisy v poštovním programu
Uložte si jeden podpis s formulí „S pozdravem“ a plnými kontakty pro nové zprávy a druhý, kratší, jen se jménem pro odpovědi. Závěrečnou větu pak dopíšete ručně podle situace a nic si nebude odporovat.
Obě podoby tohoto pozdravu porovnává text nashledanou, nebo na shledanou. Celou stavbu oficiální zprávy od předmětu po podpis ukazuje článek jak napsat formální e-mail a všechna témata najdete v rozcestníku dopisy a e-maily.
Časté otázky
Je „S pozdravem“ příliš strohé?
Není, je to neutrální standard české korespondence. Strohé může působit jen ve zprávě blízkému člověku. Tam ho nahraďte přáním nebo formulí S přátelským pozdravem.
Můžu napsat „Děkuji“ místo pozdravu?
Ano, v běžné pracovní poště je zakončení větou Děkuji a pod ní jménem zcela obvyklé. Hodí se hlavně u krátkých proseb. Ve formálním dopise přidejte i řádek S pozdravem.
Kdy použít „S úctou“?
U adresátů, ke kterým chcete vyjádřit mimořádný respekt: starší osoba, vysoký představitel instituce, pozůstalí. V běžné obchodní zprávě by formule působila přehnaně.
Píše se „S přáním hezkého dne“ s velkým písmenem?
Ano, pokud formule stojí na samostatném řádku za ukončenou větou, začíná velkým písmenem. Další slova jsou malá a za formulí se stejně jako po S pozdravem nepíše čárka.
Musí být závěr i v odpovědi z mobilu?
Krátká odpověď z telefonu snese úsporný konec, ale jméno by chybět nemělo. Dvě slova typu Díky, Radim zaberou vteřinu a zpráva nepůsobí jako odseknutá.
