Oprava odeslaného e-mailu: chybný údaj a příloha

Obsah

Chybu v odeslaném e-mailu opravte novou jasně označenou zprávou: napište, který údaj neplatí, co jej nahrazuje a podle čeho má příjemce postupovat. U nesprávné přílohy pojmenujte správnou verzi. Nestačí poslat další soubor bez vysvětlení, proč přichází.

Nejdřív určete rozsah chyby

Rozlišujte překlep bez dopadu, chybný údaj a soubor, podle kterého může někdo začít pracovat. Kvůli drobnému překlepu, který nemění význam, obvykle není nutné vytvářet další zprávu. Nesprávný termín, částku, kontaktní údaj nebo verzi podkladu ale opravte srozumitelně.

Sepište si tři body: kde chyba je, správné znění a kdo se podle něj má řídit. Pokud se oprava týká jen jednoho řádku, nevydávejte celý původní e-mail za neplatný. Naopak u několika rozporných údajů může pomoci úplné nové shrnutí, výslovně označené jako aktuální.

U běžné opravy obsahu není nutné znovu řešit stavbu celé zprávy. Potřebujete hlavně srozumitelný Předmět e-mailu: jak ho napsat, přesné nahrazení údaje a přiměřenou omluvu.

Vzor opravy jednoho údaje

Předmět: Oprava času konzultace: správně 13:00

Dobrý den, paní Malá,
opravuji čas uvedený v dnešní zprávě o konzultaci. Správný čas je 13:00, nikoli 10:00. Datum a místo zůstávají stejné.

Omlouvám se za chybný údaj. Prosím řiďte se časem 13:00; pokud jste už podle původní zprávy upravila program, dejte mi vědět.

S pozdravem
Jan Novotný

Tento vlastní model předpokládá, že 13:00 byl skutečně domluvený čas a chyba byla jen v přepisu. Pokud nový čas teprve navrhujete, jde o změnu dohody a potřebujete souhlas. Neoznačujte vlastní nové přání jako pouhou opravu překlepu.

Vzor při nesprávné příloze

V předchozí zprávě jsem přiložil starší návrh letáku. Správná verze je v této zprávě pod názvem letak_v03.pdf; soubor letak_v02.pdf prosím k další kontrole nepoužívejte. Nová verze upravuje ceny ve spodní části, ostatní text je stejný. Omlouvám se za záměnu.

Název a číslo verze jsou součástí modelu; přizpůsobte je vlastnímu značení. Než odešlete zprávu, otevřete připojený soubor a ověřte, že opravdu obsahuje opravu. Nepište „správná příloha“ k souboru, který jste jen přejmenovali, aniž jste zkontrolovali obsah.

Pokud má adresát práci rozdělanou, přidejte konkrétní žádost: „Prosím potvrďte, podle které verze teď pracujete.“ Oprava odeslaná do schránky sama nezaručuje, že příjemce přestal používat starý podklad.

Které části původní zprávy zůstávají

Věta „všechno ostatní platí“ pomůže pouze tehdy, když jste zbytek skutečně ověřili. U složitějšího e-mailu vyjmenujte zachované body: datum, místo a seznam účastníků. Pokud opravujete několik termínů, pošlete jeden aktuální přehled místo série krátkých zpráv, které si mohou odporovat.

Opravu běžně směrujte lidem, kteří chybný údaj dostali nebo podle něj jednají. Nevkládejte automaticky další osoby. Když byl dokument přeposlaný, požádejte původního příjemce o předání opravy konkrétním účastníkům podle potřeby. Samotný počet adresátů nenahradí ověření, kdo údaj používá.

Funkce pro odvolání zprávy závisí na používaném systému a podmínkách. Nespoléhejte na ni jako na důkaz nápravy. Tento návod řeší sdělení správného údaje; omyl v adresátovi nebo předání citlivých informací vyžaduje i příslušný interní postup.

Čemu se v opravě vyhnout

„Opraveno“ bez popisu, co je nové.
Jiná příloha se stejným matoucím názvem.
Dlouhá omluva, v níž správný údaj zanikne.
Změna dohody vydávaná za technický překlep.

Když chyba někomu způsobila práci navíc, uznejte ji a nabídněte konkrétní další krok. Výstavbu omluvy podrobněji řeší Omluvný e-mail: jak se písemně omluvit. U podstatných dohod zkontrolujte i navazující potvrzení: Jak potvrdit dohodu e-mailem: stručný vzor a kontrola.

Cvičení: ať příjemce nemusí porovnávat

Původně jste napsali termín 27. listopadu, ale dohodnutý byl 24. listopad. Datum není nové rozhodnutí. Přepište zprávu „Posílám opravu, snad je to teď jasné.“

Ukázat možné řešení

„Opravuji datum předání z předchozí zprávy: platí 24. listopadu, nikoli 27. listopadu. Rozsah podkladů se nemění. Omlouvám se za chybu v přepisu.“ Řešení uvádí oba údaje, stav dohody i zachovanou část.

Časté otázky

Musím opravovat každý překlep?

Pokud nemění význam a adresáta nemate, další zpráva nemusí být potřebná. Rozhodujte podle dopadu, ne podle snahy mít dokonale čistou korespondenci.

Stačí přiložit nový soubor?

Pojmenujte, co nahrazuje, a zkontrolujte jeho obsah. Příjemce má poznat, kterou verzi používat.

Je oprava zároveň potvrzením nové dohody?

Pouze pokud obnovuje skutečně sjednaný údaj. Když teprve měníte podmínky, označte návrh a požádejte o potvrzení.

Další krok podle situace

Další vzory najdete v rozcestníku Dopisy a e-maily a souvislosti domluvy v pracovní komunikaci.