Obsah
Do podpisu v pracovním e-mailu patří jméno a příjmení, funkce, název firmy nebo instituce a telefon, na kterém vás adresát zastihne. Vše ostatní je volitelné a většinou zbytečné: citáty, obrázky, výčet sociálních sítí i dlouhé právní doložky. Soukromému podpisu stačí celé jméno, případně telefonní číslo. Dobrý podpis má tři až čtyři řádky a odpovídá na otázku, kdo píše a jak se s ním spojit.
Ve zkratce
- Pracovní podpis: jméno, funkce, firma, telefon, nejvýš webová adresa.
- E-mailovou adresu do podpisu psát nemusíte, adresát ji vidí u odesílatele.
- Tituly se píšou zkratkou, před jménem bez čárky, za jménem se čárkou oddělují.
- Obrázky a loga se často zobrazí jako příloha nebo prázdný rámeček.
- Pro odpovědi ve vlákně si nastavte zkrácený podpis o jednom až dvou řádcích.
- Automatický podpis nenahrazuje pozdrav, ten pište do textu zprávy.
Co patří do pracovního podpisu?
Čtyři údaje, které stačí
Adresát potřebuje z podpisu vyčíst, s kým mluví a kam zavolat, když bude věc spěchat. Proto stačí jméno s příjmením, pracovní zařazení, název organizace a telefon. Funkci pište malým písmenem a srozumitelně, tedy „vedoucí zákaznického servisu“, ne interní zkratku oddělení. Telefonní číslo člení mezery po třech číslicích, u zahraničních kontaktů přidejte předvolbu.
| Údaj | Patří do podpisu? | Poznámka |
|---|---|---|
| Jméno a příjmení | vždy | v 1. pádě, s tituly podle zvyklostí oboru |
| Funkce | v práci ano | malým písmenem, bez interních zkratek |
| Firma nebo instituce | v práci ano | celý název, jak ho organizace sama píše |
| Telefon | ano | jedno číslo, na kterém opravdu zvedáte |
| Web | podle potřeby | jedna adresa, bez sloganu |
| Poštovní adresa | jen když ji lidé potřebují | provozovna, ordinace, výdejní místo |
| E-mailová adresa | spíš ne | je vidět v hlavičce zprávy |
Jak v podpisu zapsat tituly
Tituly před jménem se píšou zkratkou s tečkou a bez čárky, například Mgr. Alena Bartošová. Titul za jménem se odděluje čárkou: Mgr. Alena Bartošová, Ph.D. Zda je uvádět, záleží na prostředí, na úřadě, ve škole a ve zdravotnictví se s nimi počítá, v menší firmě často ne. Přesné podoby zkratek a jejich pořadí popisuje návod, jak psát tituly u jména.
Co z podpisu raději vyškrtnout?
Podpis není vizitka ani reklamní plocha. Všechno, co v něm je navíc, se zopakuje pod každou zprávou ve vlákně a po páté odpovědi tvoří většinu textu. Než něco přidáte, zeptejte se, jestli to adresát někdy použije.
- Citáty a motta. Osobní krédo do pracovní pošty nepatří a ne každému sedne.
- Obrázky a loga. Některé programy je zablokují nebo ukážou jako přílohu, takže adresát marně hledá přiložený dokument.
- Řada ikon sociálních sítí. Pokud přes ně s klienty nekomunikujete, jen odvádějí pozornost.
- Barevné a ozdobné písmo. Na jiném zařízení se rozsype nebo nahradí výchozím fontem.
- Několik telefonů a adres. Vyberte jeden kontakt, jinak adresát neví, který platí.
Pozor: firemní pravidla mají přednost
Řada organizací má jednotnou šablonu podpisu včetně údajů, které v ní musí být. Než si podpis upravíte po svém, ověřte si u nadřízeného nebo v interních pokynech, co je závazné.
Jak se liší soukromý podpis?
Když píšete jako soukromá osoba úřadu, škole nebo řemeslníkovi, podepište se celým jménem a připojte telefon, pokud chcete, aby vám zavolali. Zaměstnavatele ani funkci neuvádějte, s věcí nesouvisejí. Přátelům a rodině stačí křestní jméno, tam žádný automatický podpis nepotřebujete. Pracovní šablonu si u soukromé pošty vypněte, pod přáním k narozeninám vypadá nepatřičně.
Podpis přichází až po závěrečném pozdravu, který do šablony vkládat nemusíte. Zpráva pak zní osobněji a pozdrav můžete měnit podle adresáta. Z jakých obratů vybírat, ukazuje článek o tom, jak zakončit e-mail. Pokud píšete „S pozdravem“, nechte řádek bez interpunkce, jak vysvětluje pravidlo nazvané S pozdravem s čárkou, nebo bez.
Jak vypadají hotové podpisy?
Vzory níže pokrývají nejčastější situace. Údaje v hranatých závorkách nahraďte svými a řádky nechte pod sebou, bez svislých čar a hvězdiček.
Zaměstnanec firmy
Ing. Vojtěch Sedlák
obchodní zástupce pro jižní Moravu
[název firmy]
tel. [číslo]
Živnostnice
Klára Doležalová
účetnictví a daňová evidence
tel. [číslo], [webová adresa]
kancelář: [ulice a číslo], [obec]
Soukromá osoba píšící na úřad
Jaroslav Kříž
[ulice a číslo], [PSČ a obec]
tel. [číslo]
Studentka píšící vyučujícímu
Tereza Urbanová
2. ročník, obor [název oboru]
[název fakulty]
Zkrácený podpis do odpovědí
Vojtěch Sedlák, tel. [číslo]
Studentský podpis s ročníkem a oborem ušetří vyučujícímu dohledávání, podobně jako třída u rodičovské zprávy, o které píše návod, jak napsat e-mail učiteli. Kam podpis zapadá v celé stavbě zprávy, ukazuje postup, podle kterého se píše formální e-mail se vzorem. Další návody najdete v rozcestníku Dopisy a e-maily.
Časté otázky
Mám se podepsat, i když mám automatický podpis?
Ve formální zprávě ano, aspoň pozdravem a jménem nad automatickým blokem. Samotná šablona s kontakty působí neosobně. V rychlé výměně s kolegy stačí křestní jméno nebo iniciály.
Patří do podpisu věta o ochraně životního prostředí?
Dovětek o tom, že e-mail není nutné tisknout, je zbytný a prodlužuje každou zprávu. Pokud ho firemní šablona nevyžaduje, vynechte ho. Totéž platí pro dlouhá upozornění na důvěrnost, která si nikdo nečte.
Jak nastavit podpis v mobilu?
Výchozí text typu „Odesláno z mého telefonu“ nahraďte svým jménem a číslem. Najdete ho v nastavení poštovní aplikace v oddílu podpis. Krátký podpis z mobilu je v pořádku, jen ať je stejný jako ten zkrácený v počítači.
Může být v podpisu fotografie?
U profesí založených na osobním kontaktu, jako jsou realitní makléři nebo poradci, se malá fotografie objevuje. Počítejte ale s tím, že část adresátů ji neuvidí a zpráva bude větší. Pokud ji použijete, držte se jedné a malé.
