Obsah
Urgenci e-mailem pošlete jako odpověď na svou původní zprávu, zhruba po třech až pěti pracovních dnech, a napište v ní znovu, co přesně a do kdy potřebujete. Tón má být věcný, bez výčitek typu „stále čekám“. Většina nezodpovězených zpráv totiž nezapadla ze zlé vůle, ale pod stovkou dalších. Níže najdete vzor první i druhé připomínky a vodítko, kdy psaní vzdát a zvednout telefon.
Ve zkratce
- První připomínku pošlete po třech až pěti pracovních dnech, u spěšné věci dřív, pokud jste termín uvedli už v první zprávě.
- Odpovídejte do původního vlákna, adresát má hned před očima, o co šlo.
- Podstatu žádosti zopakujte jednou větou, nespoléhejte na to, že si druhá strana dohledá starou zprávu.
- Uveďte nový konkrétní termín a důvod, proč na něm záleží.
- Po druhé připomínce bez odezvy volejte nebo oslovte jinou osobu.
Kdy je vhodné se připomenout?
Záleží na tom, komu píšete a jak moc věc spěchá. Kolegovi, se kterým denně spolupracujete, se můžete ozvat druhý den, cizí firmě nebo úřadu dejte prostor delší. Čekací dobu si zkrátíte, když už první zpráva obsahuje termín: věta „odpověď potřebuji do čtvrtka“ vás opravňuje napsat v pátek ráno. Orientační vodítko dává tabulka.
| Situace | První připomínka |
|---|---|
| Kolega z vlastního týmu, běžný dotaz | po 1 až 2 pracovních dnech |
| Obchodní partner, dodavatel, klient | po 3 až 5 pracovních dnech |
| Odpověď po pracovním pohovoru | po uplynutí termínu, který firma slíbila, jinak asi po týdnu |
| Zpráva s výslovným termínem | den po jeho uplynutí |
| Období dovolených a svátků | až po návratu adresáta, řiďte se automatickou odpovědí |
Jak se připomenout bez výčitky?
Cílem urgence je dostat odpověď, ne dokázat druhému, že pochybil. Vynechte proto počítání dnů i formulace „již potřetí píšu“. Účinnější je usnadnit adresátovi reakci: zopakovat otázku tak, aby na ni šlo odpovědět jedním slovem, a nabídnout náhradní cestu. Kdo má odpověď na dosah, napíše ji hned, kdo by musel číst tři staré zprávy, odloží ji znovu.
Odpovězte do původního vlákna
Novou zprávu nezakládejte. Klikněte na odpověď u svého prvního e-mailu, aby pod připomínkou zůstal celý původní text i s přílohami. Předmět nechte stejný, případně před něj doplňte slovo „Připomenutí“ a termín. Jak má dobrý předmět vypadat, rozebírá samostatný text o tom, jak napsat předmět e-mailu. Výrazy URGENTNÍ psané velkými písmeny a tři vykřičníky si odpusťte, adresáta spíš popudí.
Věty, které fungují, a věty, které škodí
- Místo „Na můj e-mail jste nereagoval“ napište „Vracím se ke své zprávě z minulého úterý“.
- Místo „Stále čekám na odpověď“ zkuste „Potřeboval bych vědět do středy, jestli s termínem počítáte“.
- Místo „Prosím o okamžitou reakci“ poslouží „Stačí mi krátké ano, nebo ne“.
- Místo anglického ASAP uveďte den a hodinu. Co tato a podobné zkratky znamenají, vysvětluje přehled pracovních zkratek.
Jak vypadá první připomínka?
První urgence je krátká a přátelská. Počítá s tím, že zpráva zapadla, a dává druhé straně možnost zachovat tvář. Obsahuje tři věci: na co navazujete, co potřebujete a do kdy.
Předmět: Re: Podklady k výroční zprávě
Dobrý den, paní Benešová,
vracím se ke své zprávě z úterý 6. října, ve které jsem Vás prosil o čísla návštěvnosti za třetí čtvrtletí. Je možné, že v poště zapadla, proto ji posílám znovu níže.
Výroční zprávu odevzdávám grafikovi v pondělí 19. října. Podaří se Vám poslat mi tabulku do pátku 16. října? Kdyby to bylo složité, stačí mi zatím jen celkový součet.
Děkuji a přeji hezký den
Lukáš Fiala
Co napsat do druhé připomínky?
Když ani první urgence nezabere, přitvrďte v obsahu, ne v tónu. Druhá zpráva říká, co uděláte, pokud odpověď nepřijde, a tím vrací rozhodnutí do vašich rukou. Nejde o výhrůžku, ale o informaci: budete pokračovat bez podkladů, obrátíte se na někoho jiného nebo věc uzavřete. Zdvořilý závěr si ponechte, nápady na něj nabízí článek, jak ukončit e-mail.
Předmět: Připomenutí: podklady k výroční zprávě, termín 16. října
Dobrý den, paní Benešová,
obracím se na Vás podruhé kvůli údajům o návštěvnosti za červenec až září. Bez nich nemohu dokončit kapitolu o činnosti pobočky.
Pokud tabulku nedostanu do zítřejšího poledne, použiji v textu loňská čísla s poznámkou, že aktuální data doplníme v dodatku. Jestli má podklady na starosti někdo jiný, napište mi prosím jeho jméno a obrátím se na něj přímo.
V kanceláři jsem dnes do 16 hodin na čísle [telefon].
S pozdravem
Lukáš Fiala
Pozor: nadřízený v kopii
Přidat do kopie vedoucího adresáta je silný krok, který si druhá strana zapamatuje. Použijte ho až u druhé nebo třetí připomínky a předem ho oznamte: „Pro jistotu dávám do kopie paní ředitelku, aby o termínu věděla.“ Tichá kopie bez upozornění vztah spolehlivě pokazí.
Kdy raději zavolat?
Telefon je na místě, když do termínu zbývá méně než den, když jste poslali dvě zprávy bez odezvy nebo když tušíte, že je za mlčením nedorozumění. Hovor vyřeší za dvě minuty to, co by e-mailem trvalo týden. Po telefonátu pošlete krátké písemné shrnutí, na čem jste se dohodli, ať zůstane dohledatelné. Jak takovou zprávu vystavět, ukazuje postup pro formální e-mail se vzorem, další situace pokrývá rozcestník pracovní korespondence.
Časté otázky
Kolikrát se dá e-mailem připomínat?
Dvě písemné připomínky jsou rozumné maximum. Třetí zpráva stejnou cestou už obvykle nic nezmění a působí jako nátlak. Zvolte jiný kanál, tedy telefon, osobní zastavení nebo jinou kontaktní osobu.
Jak urgovat odpověď po pohovoru?
Počkejte, až uplyne termín, který vám firma řekla, a potom napište dvě věty: že vás pozice stále zajímá a že byste rádi věděli, v jaké fázi výběr je. Neptejte se, proč se nikdo neozval. Jedna taková zpráva stačí.
Mám si zapnout potvrzení o přečtení?
Spíš ne. Řada lidí potvrzení odmítá odeslat a mnozí ho vnímají jako projev nedůvěry. O tom, jestli se adresát věcí zabývá, vám navíc nic neřekne, lepší službu udělá jasný termín v textu.
Co když po urgenci přijde podrážděná odpověď?
Nereagujte na tón, jen na obsah. Poděkujte za odpověď, potvrďte domluvený termín a konverzaci ukončete. Rady pro podobné výměny shrnuje článek, jak jednat s nepříjemnými lidmi.
