Časté chyby v e-mailech

Nejčastější chyby v e-mailech jsou oslovení v prvním pádě, tvar „by jste“, prázdný nebo nicneříkající předmět, zbytečné „odpovědět všem“ a text tak dlouhý, že v něm zapadne hlavní prosba. Žádná z nich není katastrofa, dohromady ale rozhodují o tom, jestli adresát odpoví ochotně a hned. Prošli jsme čtrnáct prohřešků od oslovení po podpis. U každého najdete opravu a odkaz na článek, který pravidlo rozebírá podrobně.

Ve zkratce

• Oslovujte pátým pádem: „Vážený pane Dvořáku“, ne „Vážený pane Dvořák“.
• Za oslovením je čárka a první věta textu začíná malým písmenem.
• Správně je jen „byste“ a „bys“, tvary „by jste“ a „by jsi“ spisovné nejsou.
• Předmět má říct, o co jde a čeho se týká, ještě před otevřením zprávy.
• Jedna zpráva, jedno téma, hlavní prosba v prvním odstavci.
• Před odesláním zkontrolujte adresáty, přílohu a jméno v oslovení.

Kde se chybuje v oslovení?

Oslovení je první řádek, který adresát čte, a chyba v něm se neztratí. Navíc se týká jeho jména, na které je každý citlivý. Čtyři prohřešky se opakují pořád dokola.

1. Jméno v prvním pádě

Tvar „Dobrý den, pane Dvořák“ patří do neformálního hovoru, v psaném textu je na místě pátý pád: pane Dvořáku, pane Šimku, Tomáši, Lenko. Ženská příjmení na -ová se nemění, proto „paní Dvořáková“. Potíže dělají jména jako Kříž, Hrubý nebo Němec, jejich tvary najdete v článku o skloňování jmen v oslovení.

2. Chybějící čárka a velké písmeno po ní

V oslovení bývají čárky dvě: jedna za pozdravem („Dobrý den, paní Marešová,“) a druhá na konci řádku. Text pod ním pak pokračuje malým písmenem, protože jde o tutéž větu. Kdo místo čárky napíše vykřičník, začíná velkým. Celou úpravu ukazuje výklad, jak psát čárku za oslovením.

3. Špatný titul nebo „slečno“

Oslovuje se nejvyšším titulem, tedy „pane docente“, i když má adresát před jménem také Ing. Titul Bc. se v oslovení nepoužívá. Pravidla shrnuje přehled oslovení s titulem. Ženám v pracovní poště pište „paní“ bez ohledu na věk a rodinný stav, důvody vysvětluje text paní, nebo slečna.

4. Hromadné nebo žádné oslovení

Zpráva, která začíná rovnou textem, působí jako rozkaz. Když jméno neznáte, použijte „Vážení“ nebo „Dobrý den“, další možnosti nabízí návod, jak oslovit neznámého adresáta. Pro skupinu se hodí „Vážené kolegyně, vážení kolegové“, podrobněji v článku, jak oslovit více lidí.

Co pokazíte ještě před prvním slovem?

Část chyb nevzniká v textu, ale v hlavičce zprávy. Jsou zrádné tím, že je neodhalí žádná kontrola pravopisu.

5. Prázdný nebo obecný předmět

Předměty „Dotaz“, „Prosba“ a „Dobrý den“ adresátovi nic neřeknou a zprávu podle nich za měsíc nenajde. Napište téma a upřesnění: „Nabídka tisku letáků, termín dodání do 30. října“. Jak na to, popisuje samostatný text o předmětu e-mailu.

6. Odpovědět všem a zapomenutá kopie

Poděkování nebo „beru na vědomí“ rozeslané třiceti lidem je nejrychlejší cesta, jak si znepřátelit oddělení. Všem odpovídejte jen tehdy, když informaci potřebují všichni. Opačná chyba je vynechat z kopie člověka, který ve vláknu byl a odpověď čeká. Hromadnou zprávu cizím lidem posílejte přes skrytou kopii, aby neviděli adresy ostatních.

7. Příloha, která nepřišla

Věta „v příloze posílám“ bez přílohy znamená další dva e-maily navíc. Soubor proto vložte dřív, než začnete psát text. Pojmenujte ho srozumitelně, například „smlouva-najem-podpis.pdf“, ne „dokument1-final-nový“.

Které pravopisné chyby vidíme nejčastěji?

Pravopis v e-mailu nikdo neznámkuje, čtenář si podle něj ale tvoří obraz o pečlivosti pisatele. Tabulka shrnuje osm prohřešků, které se v pracovní poště objevují nejvíc. Širší výběr přináší přehled častých pravopisných chyb.

U desáté chyby nejde o to, které písmeno zvolíte. Velké V je zdvořilostní zvyk, malé není prohřešek, vadí jen střídání obou způsobů v jedné zprávě. U dvanácté pomůže zapnutá kontrola pravopisu, která slova jako „vyjímka“ a „standartní“ podtrhne.

Proč adresát nepochopí, co po něm chcete?

Bezchybný pravopis nestačí, když čtenář po dvou odstavcích neví, co má udělat. Tyto chyby se týkají stavby a tónu.

13. Příliš dlouhý text a prosba až na konci

Pracovní e-mail se čte na telefonu mezi dvěma schůzkami. Co se nevejde na jednu obrazovku, odkládá se na později. Prosbu a termín dejte do prvního odstavce, souvislosti až pod ně. Řešíte-li tři různé věci, pošlete tři krátké zprávy, nebo body očíslujte. Kostru nabízí postup, jak napsat formální e-mail.

14. Křik, zkratky a nevhodná důvěrnost

Slova psaná VELKÝMI PÍSMENY a řady vykřičníků se čtou jako křik, důraz raději vyjádřete jedním tučným slovem. Zkratkám jako FYI nebo ASAP nemusí každý rozumět, viz přehled pracovních zkratek. A cizímu člověku netykejte ani ve firmě, kde si tykají všichni, jak radí text o tykání a vykání v e-mailu.

Jak vypadá oprava v praxi?

Následující zpráva obsahuje nejméně devět z popsaných chyb. Zkuste je najít dřív, než si přečtete opravenou verzi.

Předmět: dotaz

Dobrý den pane Vlček

Minulý týden jsme spolu mluvili na veletrhu a říkal jste že by jste nám mohli udělat nabídku na regály do skladu, mám o to zájem ale potřeboval bych vědět víc o nosnosti a taky jestli děláte montáž, protože to je pro mně důležité. POTŘEBUJI TO DO PÁTKU!!! Rozměry skladu posílám v příloze. Schůzka by mohla být 15.10.

Nashledanou

Roman

Předmět: Poptávka regálů do skladu, prosba o nabídku do 16. října

Dobrý den, pane Vlčku,

navazuji na náš rozhovor na veletrhu a prosím o cenovou nabídku na regály do skladu. Mohl byste mi ji poslat do pátku 16. října?

Potřebuji znát dvě věci: nosnost jednotlivých polic a to, zda zajišťujete i montáž. Půdorys skladu s rozměry posílám v příloze.

Na osobní schůzku mám čas ve čtvrtek 15. 10. dopoledne.

S pozdravem

Roman Bartoš
vedoucí skladu, [název firmy]
tel. [číslo]

Kontrola před odesláním

1. Adresáti: správný člověk v poli Komu, nikdo navíc v kopii.
2. Předmět: téma a upřesnění, žádné jednoslovné „Dotaz“.
3. Oslovení: jméno bez překlepu, pátý pád, čárka.
4. První odstavec: co potřebuji a do kdy.
5. Pravopis: byste, mě a mně, datum s mezerami.
6. Příloha a podpis: soubor je vložený, kontakt nechybí.

Vzory celých zpráv pro konkrétní situace, od žádosti po urgenci, najdete v rozcestníku dopisů a e-mailů. Pravidla, která se týkají psaní obecně, sdružuje přehled českého pravopisu.

Časté otázky

Mám po odeslání poslat opravu, když jsem udělal překlep?

Kvůli běžnému překlepu ne, další zpráva by obtěžovala víc než chyba sama. Opravu pošlete, pokud jste spletli datum, částku, adresu nebo jméno adresáta. Stačí jedna věta s omluvou a správným údajem.

Lze odeslaný e-mail vzít zpět?

Některé poštovní programy umějí odeslání o několik vteřin zpozdit a v té lhůtě ho zrušit. Jakmile zpráva dorazí do cizí schránky, spolehlivě ji odvolat nejde. Nastavte si proto krátké zpoždění odchozí pošty předem.

Patří do pracovního e-mailu smajlíky?

V první zprávě cizímu člověku, klientovi nebo úřadu ne. Mezi kolegy, kteří se znají, jeden smajlík tón odlehčí. Řiďte se tím, jak píše druhá strana.

Vadí, když na mobilu píšu bez háčků a čárek?

V pracovní poště ano, text bez diakritiky se hůř čte a některá slova mění význam. Dnešní klávesnice v telefonu diakritiku doplňují samy. Podpis „odesláno z mobilu“ pravopisné chyby neomlouvá.

Jak dlouhý má být pracovní e-mail?

Tolik, aby se vešel na jednu obrazovku telefonu, což bývá pět až osm vět. Delší podklady patří do přílohy nebo sdíleného dokumentu. V e-mailu pak stačí shrnutí a jasná otázka.